Assistant(e) de Direction - Institut de l'Audition F/H

Rattaché(e) à la Direction de l'Institut de l'Audition (IdA), l'Assistant(e) de Direction intervient sur les missions ci-dessous en lien avec le pôle des assistant(e)s de l'IdA et le pôle d'accompagnement à la recherche de l'IdA (POLAR).

Missions

Assistanat de Direction (Directrice et Directrice Adjointe) – 90%

• Gestion des plannings, agendas, courrier, messagerie et appels
• Préparer, contrôler et suivre les dossiers et actions à mener nécessaires à la mission de la direction. Suivi des demandes de signature électroniques et des validations.
• Prise de notes, rédaction, relecture et mise en forme de documents en français et en anglais.
• Préparation des voyages et des séminaires externes (animation scientifique) en relation avec les services généraux de l'Institut Pasteur. Gestion logistique des réservations pour les déplacements externes (hôtels, ordres de mission, suivi des commandes).
• Organisation des réunions et réservation de salles. Accueil des visiteurs et nouveaux arrivants au sein de la direction.
• Interaction avec le pôle d'accompagnement à la recherche (POLAR) concernant les besoins et les demandes spécifiques au sein de l'IdA

Secrétariat de l'équipe recherche de la directrice – 10%

• Suivi du budget en lien avec la gestionnaire financière.
• Support dans l'organisation et la gestion des missions et déplacements.
• Préparation et suivi des demandes de recrutements (DAR), notamment chercheurs étrangers et interactions régulières avec les services des institutions tutelles de l'institut.
• Accueil des nouveaux arrivants de l'équipe en lien avec le lab manager.

Poste en CDI à pourvoir au 1er juin 2023.

Pour candidater et pour plus d'informations sur le poste : https://emploi.pasteur.fr

Published on March 27, 2023